Perencanaan (Planning) dalam Fungsi Manajemen Perpustakaan

Gambar 1. Gedung Perpustakaan USU

Apa Itu Perencanaan?

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan dengan penentuan strategi, kebijakan, prosedur, dan ruang lingkupnya yang memiliki tujuan untuk mencapai suatu rancangan yang telah ditentukan sebelumnya. Perencanaan perpustakaan merupakan proses membayangkan masa depan masyarakat dan peran perpustakaan dalam membantu masyarakat mencapai visi tersebut. Perencanaan membantu staf dan dewan memahami situasi masyarakat, menetapkan prioritas, dan menetapkan metode untuk mencapai prioritas tersebut. Dokumen perencanaan menyediakan catatan keputusan yang dibuat selama proses tersebut. Dokumen tersebut juga menjadi panduan untuk pengambilan keputusan dan tindakan oleh staf dan dewan.

Untuk mencapai tujuan yang baik dan efisien dalam bidang apa pun biasanya kita harus membuat rencana. Misalnya saja kita akan melakukan perjalanan dari Jakarta ke Surabaya maka pertama-tama kita akan merencanakan hari keberangkatan, kemudian kendaraan yang akan digunakan. Misalnya, apakah menggunakan kendaraan sendiri atau menggunakan bis umum, kereta api. Kemudian apabila kita menggunakan kendaraan sendiri kita harus memilih rute perjalanan. Kita juga akan menentukan barang-barang yang akan dibawa Proses ini kita namakan perencanaan.

Demikian pula kalau kita menjalankan suatu organisasi maka kita pun harus memulainya dengan suatu perencanaan. Misalnya saja tujuan organisasinya, seperti apa, apa yang akan dilakukan dengan organisasi itu, bagaimana cara melakukannya, apa saja sarana untuk mewujudkan tujuan, kapan harus dilakukan serta siapa yang akan melakukannya. Semua itu dapat diformulasikan dalam suatu rencana pada proses perencanaan ini.

Perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi yang sesuai untuk mencapainya dan personal yang harus melaksanakan kegiatan tersebut. Dengan kata lain, perencanaan tersebut menyangkut pengambilan keputusan tentang apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya dan siapa yang akan melakukan. Oleh karena itu, fungsi perencanaan ini merupakan dasar untuk melakukan fungsi-fungsi manajemen yang lain.

Perencanaan adalah menyusun secara garis besar kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan dan metode-metode untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut guna mencapai tujuan yang ditetapkan bagi organisasi.

Perencanaan dalam Manajemen Perpustakaan Meliputi:

1. Perencanaan pengembangan koleksi.
2. Perencanaan layanan pengguna
3. Perencanaan anggaran
4. Perencanaan pengembangan staf 
5. Perencanaan penggunaan Teknologi 

Perencanaan yang baik akan membantu perpustakaan dalam menjalankan kegiatan dengan efisien dan efektif. Dengan demikian, sumber daya (bahan pustaka) dapat digunakan secara optimal dan tujuan perpustakaan dapat tercapai dengan baik. Tanpa perencanaan, perpustakaan akan kesulitan dalam mencapai tujuannya dan memberikan layanan yang berkualitas kepada pengguna secara maksimal.

Pentingnya Perencanaan dalam Manajemen Perpustakaan:

1. Mengarahkan perpustakaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan sumber daya.
3. Meningkatkan kualitas layanan perpustakaan.
4. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi pengelolaan perpustakaan.
5. Mengantisipasi perubahan dan tantangan di masa depan.